Vom Homeoffice zur Telearbeit: Was sich ab 2025 ändert

1. Aus Homeoffice wird Telearbeit

Bisher waren die Regelungen des § 2h AVRAG für das „Homeoffice“ relevant. Ab 2025 wird jedoch der Begriff „Telearbeit“ verwendet, wodurch künftig nicht nur das Arbeiten von zu Hause, sondern auch alternative Arbeitsorte – wie Co-Working-Spaces oder andere selbstgewählte Arbeitsorte – in den Geltungsbereich fallen. Doch was genau ist nun Telearbeit oder Teleworking?

2. Definition Telearbeit und schriftliche Vereinbarung

Telearbeit oder auch Teleworking bedeutet, dass Mitarbeitende regelmäßig unter Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien außerhalb der Räumlichkeiten des/der Arbeitgeber:in arbeiten – sei es in der eigenen Wohnung, im Haus naher Angehöriger, in Co-Working-Spaces,  Hotels oder Parks. Im Unterschied zum bis 2024 gültigen Homeoffice, kommen nun neben den Räumlichkeiten des Haupt- oder Nebenwohnsitzes auch andere Orte in Betracht.

Dabei ist gemäß § 2h Abs. 2 AVRAG das beiderseitige Einvernehmen über die Erbringung sowie über den Ort der Telearbeit eine notwendige Voraussetzung. Diese muss aus Beweisgründen zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in schriftlich vereinbart werden, wobei auch eine Vereinbarung auf schriftlichem oder elektronischem Weg (und ohne Unterschrift) gültig wäre. 

Telearbeitsvereinbarungen sollen regeln, welche digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden und wie die Orte nach freier Wahl des/der Arbeitnehmer:in definiert und festgelegt werden.

Auch ist es ratsam, in der schriftlichen Vereinbarung technische und organisatorische Maßnahmen zum Beispiel in Hinblick auf Datensicherheit, Erreichbarkeit, Arbeiten im Ausland und Zeiterfassung zu regeln.

Für die Festlegung von Rahmenbedingungen können Betriebsvereinbarungen abgeschlossen werden.

3. Abgrenzungen Telearbeit gemäß § 2 AVRAG

Für Telearbeit ist es unerlässlich, dass Arbeitsleistungen regelmäßig und in wiederkehrenden Zeitabständen erbracht werden. Erbringt ein/eine Arbeitnehmer:in lediglich gelegentlich Leistungen außerhalb der Unternehmensräume, ohne dass weitere regelmäßige Außeneinsätze vorgesehen sind, so fällt dies nicht unter den Begriff der Telearbeit gemäß § 2h AVRAG.

Die Voraussetzung des Einsatzes von Informations- und Kommunikationstechnologie besagt nicht, dass diese während der Telearbeit ausschließlich verwendet werden muss. Vielmehr ist es ausreichend, dass ein "grober Zusammenhang" mit der Nutzung dieser Technologien besteht. So würde beispielsweise auch die Bearbeitung von Papierdokumenten, die in den Büroräumlichkeiten des Unternehmens gedruckt wurden, unter diese Regelung fallen.

Grundsätzlich obliegt es dem/der Arbeitgeber:in, diese digitalen Arbeitsmittel für die Telearbeit bereitzustellen (Abs. 3). Es besteht jedoch die Möglichkeit, vertraglich zu vereinbaren, dass der/die Arbeitnehmer:in die erforderlichen Geräte selbst beschafft. In diesem Fall verpflichtet sich der/die Arbeitgeber:in, einen angemessenen Kostenersatz zu leisten.

Gemäß der bisherigen Rechtslage besteht nach Abs. 4 die Möglichkeit, den Telearbeitsvertrag aus wichtigem Grund vorzeitig zu kündigen. Dies ist sowohl für den/die Arbeitgeber:in möglich, wenn sich „die betrieblichen Erfordernisse wesentlich ändern“, als auch für den/die Arbeitnehmer:in, wenn sich beispielsweise seine persönliche Situation (z.B. Wohnsituation) wesentlich verändert. In beiden Fällen muss eine Kündigungsfrist von einem Monat eingehalten werden.

4. Abgabenrechtliche Konsequenzen

Die vom/von der Arbeitgeber:in bereitgestellten digitalen Arbeitsmittel oder der entsprechende Kostenersatz sind steuer- und beitragsfrei.

Als Telearbeitstage gelten ausschließlich jene Tage, an denen die gesamte Arbeitsleistung an einem vom/von der Arbeitnehmer:in gewählten Ort erbracht wurde. Kein steuerlich begünstigter Telearbeitstag liegt vor, wenn die Tätigkeit nur zum Teil in der Wohnung und anschließend im Büro oder Außendienst erbracht wird.

Die Telearbeitspauschale beträgt EUR 3,00 pro vollständigem Telearbeitstag und ist auf maximal 100 Tage pro Jahr begrenzt. Übersteigt die ausgezahlte Telearbeitspauschale den jährlichen Höchstbetrag von EUR 300,00, unterliegt der darüberhinausgehende Betrag der Steuer- und Beitragspflicht. Wird die Pauschale vom/von der Arbeitgeber:in nicht oder nicht in voller Höhe ausbezahlt, kann der/die Arbeitnehmer:in im Rahmen der Arbeitnehmer:innenveranlagung bis zu EUR 3,00 pro Telearbeitstag – maximal jedoch für 100 Tage, also EUR 300,00 pro Jahr – als Werbungskosten geltend machen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Telearbeitstage auf dem Jahreslohnzettel, welcher vom/von der Arbeitgeber:in ans Finanzamt übermittelt wird, ausgewiesen werden.

Für Teilzeitbeschäftigte erfolgt keine Aliquotierung der Pauschale.

Auch keine Änderung gibt es hinsichtlich der Absetzbarkeit für ergonomisch geeignetes Mobiliar in der Wohnung des/der Arbeitnehmer:in. Dieses ist weiterhin bis zu EUR 300,- pro Kalenderjahr absetzbar, sofern mindestens 26 Telearbeitstage im Kalenderjahr geleistet wurden und diese auf dem Jahreslohnzettel angeführt werden.

5. Arbeitsunfälle

Die Unfallversicherung tritt in Kraft, wenn sich ein Unfall im „engeren oder weiteren Sinne“ in einem zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der Ausübung der Telearbeit ereignet. Der/Die Arbeitnehmerin hat die Beweislast, dass sich der Unfall während und auf Grund der beruflichen Tätigkeit ereignet hat.

Gemäß § 175 ASVG zählen zu den Teleworking-Räumlichkeiten im „engeren Sinne“ die eigene Wohnung, die Wohnung eines/einer Verwandten sowie ein Co-Wor­king-Space. Im „weiteren Sinne“ umfasst der Begriff alle anderen vom/von der Arbeitnehmer:in gewählten Arbeitsorte. 

Wegunfälle, wie beispielsweise der Weg zum Arzt oder das Bringen eines Kindes in den Kindergarten, sind an Telearbeitstagen nur dann versichert, wenn die Telearbeit an einem Ort im „engeren Sinne“ erfolgt.

6. Telearbeit im Ausland

Grundsätzlich ist bei der Definition von Telearbeit auch ein selbstgewählter Arbeitsort im Ausland erfasst, sofern die Telearbeitsvereinbarung nichts anderes vorsieht. Allerdings müssen bei Telearbeit im Ausland weitere wichtige Aspekte wie anwendbares Recht, Arbeitserlaubnis, Arbeitsrecht, Steuern und Sozialversicherung berücksichtigt und abgeklärt werden. Um böse Überraschungen zu vermeiden, ist es unumgänglich, die rechtlichen Regelungen des Landes vor dem Tätigwerden im Ausland zu prüfen.

Ein Tätigwerden im Ausland, sofern die Telearbeitsvereinbarung das Arbeiten im Ausland erlaubt, ist mit dem/der Arbeitgeber:in in Bezug auf die anwendbaren Rechtsvorschriften und die daraus resultierenden, arbeitsrechtlichen, steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen abzustimmen.

Sehr gerne stehen wir Ihnen hier gemeinsam mit unseren Expert:innen aus dem Grant Thornton Netzwerk mit Rat und Tat zur Seite.

7. Zusammenfassung

• Die Telearbeit ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten auch außerhalb der eigenen Wohnung.
• Eine schriftliche vertragliche Vereinbarung über Telearbeit zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in ist Voraussetzung. Bestehende Homeoffice-Vereinbarungen bleiben unberührt. Telearbeit muss hingegen neu vereinbart werden.
• Arbeitsunfälle im Rahmen der Telearbeit sind von der Unfallversicherung umfasst, sofern der Unfall im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der Arbeitsausübung steht.
• Nur zur Gänze an einem Telearbeitsort verbrachte Arbeitstage gelten als begünstigter Telearbeitstag. EUR 3,00  Telearbeitspauschale für maximal 100 Telearbeitstage pro Kalenderjahr können steuerfrei berücksichtigt werden. Diese müssen zur steuerlichen Berücksichtigung auf dem ans Finanzamt übermittelten Lohnzettel ausgewiesen sein.