Mitarbeiter:innen-Mobilität: Minimieren Sie Ihr Risiko

Wussten Sie, dass man bei grenzüberschreitend ausgeführten Tätigkeiten grundsätzlich zwischen Entsendung und Überlassung unterscheidet?

Eine Entsendung liegt vor, wenn Unternehmen zur Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung, insbesondere zur Erfüllung eines Werkvertrages, vorübergehend Mitarbeiter:innen an einem anderen Arbeitsort einsetzen. Dabei bleiben die Arbeitnehmer:innen im Betrieb des entsendenden Unternehmens eingebunden und setzten ihre Arbeitskraft für dieses ein.

Bei einer Überlassung von Arbeitskräften werden Arbeitnehmer:innen vom Arbeitgeber einem Dritten, dem sogenannten Beschäftiger aufgrund eines Überlassungsvertrages zur Verfügung gestellt. Der Beschäftiger wird allerdings nicht zum Arbeitgeber der überlassenen Arbeitnehmer:innen.

Wussten Sie, dass Arbeitnehmer:innen bei einer Tätigkeit im Ausland ein sogenanntes PD-A1-Formular benötigen und dieses immer mit sich zu führen ist?

In diesen beiden Blog-Beiträgen erläutern wir, wann das A1-Formular mitzuführen ist und wie dieses Formular beantragt werden kann:

• So vermeiden Sie Probleme bei Auslandseinsätzen
• A1-Kontrollen innerhalb der EU und neue Software für Entsendungen

Wussten Sie, dass dies auch für Dienstreisen ab dem ersten Tag gilt?

Die A1-Bescheinigung muss nicht nur bei längerfristigen Entsendungen mitgenommen werden, auch bei kurzen Geschäftsreisen ins Ausland ist sie von der Arbeitnehmerin oder vom Arbeitnehmer vorzuweisen. Vergisst die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das A1-Formular (z.B. bei einem Meeting) kann dies einige Unannehmlichkeiten nach sich ziehen:

• Hohe Geldbußen: Frankreich verlangt beispielsweise bei fehlender A1-Bescheinigung ein Bußgeld von mehr als € 3.200,- pro Mitarbeiter:in
• Verweigerter Zutritt zu Geschäftsgebäuden, Firmen- oder Messegeländen
• Sofortige Einhebung von Sozialversicherungsbeiträgen nach dem Recht des Aufenthaltslandes

Lesen Sie ausführliche Informationen zu diesem Thema

Wussten Sie, dass für die Tätigkeit im Ausland ein sogenanntes ZKO-Formular notwendig ist, welches bei der Zentralen Koordinationsstelle beim Amt für Betrugsbekämpfung der Finanzpolizei einzureichen ist?

Jedes Unternehmen mit Sitz in einem EU- bzw. EWR-Staat muss die Entsendung oder Überlassung ihrer Arbeitskräfte nach Österreich bei der Zentralen Koordinationsstelle für die Kontrolle illegaler Ausländerbeschäftigung beim Bundesministerium für Finanzen vor Beginn der Tätigkeit in Österreich mittels ZKO-Meldung melden.

Wussten Sie, dass die Homeoffice Tage auf dem Jahreslohnzettel ausgewiesen werden müssen?

Das Home-Office Gesetzespaket trat rückwirkend mit 01.01.2021 in Kraft und sieht insbesondere eine Pflicht der Unternehmen vor, bei allen Arbeitnehmer:innen, die – sei es regelmäßig oder auch nur tageweise – von zu Hause arbeiten, sich also im Homeoffice befinden, dies aufzuzeichnen.

Dabei sind nur jene Tage als „Homeoffice-Tage“ zu zählen, an denen ausschließlich zu Hause gearbeitet wird (nicht also „Mischtage“, an denen teils Homeoffice und teils Arbeitsleistungen im Betrieb, Außendienst oder Dienstreisen erfolgen).

Um dem Gesetzespaket zu entsprechen und für spätere Kontrollen im Zuge von Lohnabgabenprüfungen gerüstet zu sein, möchten wir darauf hinweisen, dass die tatsächlichen Homeoffice-Tage in betrieblichen Aufzeichnungen datumsmäßig zu erfassen sind (z.B. durch Ergänzung der Arbeitszeitaufzeichnungen). Diese Homeoffice-Aufzeichnung sind jedenfalls ab 1. Juli 2021 zu führen.

Die Anzahl der Homeoffice-Tage sind im Rahmen der Lohnverrechnung am Lohnkonto zu führen und künftig ebenso am steuerlichen Jahreslohnzettel (L16) zu erfassen.

Das Homeoffice-Gesetzespaket beinhaltet neben den Aufzeichnungspflichten weiters die Möglichkeit der Auszahlung einer sozialversicherungs-, steuer- und lohnnebenskosten-freien Pauschale. Diese ist abhängig von der Anzahl der tatsächlichen Homeoffice-Tage und beträgt jährlich maximal € 300,- (€ 3,- pro Homeoffice-Tag für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr).

Die Pflicht zur Erfassung der Homeoffice-Tage besteht unabhängig davon, ob von der Möglichkeit der Auszahlung der gänzlich abgabenfreien Homeoffice-Pauschale Gebrauch gemacht wird oder nicht. Die Pflicht zur Angabe der Homeoffice-Tageszahl hat nämlich vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung von Arbeitnehmer:innen zur Geltendmachung von allfälligen Homeoffice-Kosten in der Arbeitnehmerveranlagung (z.B. für ergonomisch geeignetes Mobiliar) überprüfen kann.

Wussten Sie, dass die 183-Tage-Regelung eine Ausnahmeregelung ist und diese nur zur Anwendung kommt, wenn die Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind?

Die Regelung des Art. 15 OECD-MA (Musterabkommen) kommt bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten zur Anwendung und folgt grundsätzlich dem sogenannten Tätigkeitsprinzip. Eine unselbstständige Arbeit soll in dem Staat besteuert werden, in dem sie ausgeübt wird.

Art 15 Abs. 1 OECD-MA weißt zwar im Grunde dem Ansässigkeitsstaat das Besteuerungsrecht zu, schränkt dieses aber durch das Tätigkeitsprinzip wieder ein.

Nicht jede Nahebeziehung zum Tätigkeitsstaat reicht jedoch aus, um diesem ein Besteuerungsrecht einzuräumen.

Art 15 Abs. 2 OECD-MA normiert bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen eine Ausnahme:

Ungeachtet des Absatzes 1 dürfen Vergütungen, die eine Person in einem anderen, als dem Ansässigkeitsstaat bezieht, nur im Ansässigkeitsstaat Staat besteuert werden, wenn

• sich diese Person insgesamt nicht länger als 183 Tage in dem anderen Staat aufgehalten hat,
• der Arbeitgeber nicht im anderen Staat ansässig ist, und
• die Vergütungen nicht von einer Betriebsstätte oder festen Einrichtung des Arbeitgebers im anderen Staat getragen werden.

Wichtig dabei zu beachten ist, dass diese Voraussetzungen kumulativ vorliegen müssen. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, kommt Art. 15 Abs. 2 OECD-MA nicht zur Anwendung und die Besteuerung erfolgt in dem Staat, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird.

Wussten Sie, dass Auslandseinkünfte über € 730,- zur verpflichtenden Abgabe einer Steuererklärung führen?

Bei Vorliegen von lohnsteuerpflichtigen Einkünften besteht gemäß § 41 Abs 1 Z 1 EStG eine Pflicht zu Einkommensteuerveranlagung, wenn andere Einkünfte von mehr als € 730,- bezogen werden. Als andere Einkünfte gelten alle Einkünfte, die dem Grunde nach nicht dem Lohnsteuerabzug unterliegen. Darunter fallen auch ausländische Einkünfte, für die Österreich das Besteuerungsrecht zukommt oder die Rahmen des Progressionsvorbehaltes zu erfassen sind.

Sollten Sie Fragen zu den hier angesprochenen Themen haben, stehen Ihnen unsere Global Mobility-Expert:innen gerne zur Verfügung.