Die digitale Transformation – ein komplexes Vorhaben

Das Reifegradmodell schafft Transparenz hinsichtlich des eigenen Status Quo

Digitale Transformation ist bereits in der Wirtschaft angekommen. Zahlreiche Unternehmen haben bereits ein Bewusstsein für die Erfordernisse ihrer Umsetzung geschaffen. Eine Vielzahl weiß jedoch nach wie vor nicht, wo sie mit der Transformation beginnen soll.

Die digitale Transformation ist ein komplexes Thema, das auch erhebliche Auswirkungen auf den kaufmännischen Bereich inklusive des Einkaufs hat. Studien haben zudem ergeben, dass 70-80% der Transformationsvorhaben scheitern. Dafür gibt es unterschiedliche Gründe: Zu den bekanntesten gehören sicherlich die zuvor erwähnte Komplexität, unterschiedliche und individuelle Vorstellungen des Managements und die nicht umfassende Klarheit über das künftige Zielbild. Häufig ist zudem der Status Quo beziehungsweise der digitale Reifegrad unbekannt und es fehlt an einer belastbaren Digitalstrategie. Es entsteht somit Unsicherheit. Diese ungewisse Ausgangssituation hat jedoch erheblichen Einfluss auf ein planvolles Vorgehen sowie die Auswahl und Bewertung sinnvoller Maßnahmen, Chancen und Risiken. Entsprechend ist die eigene Standortbestimmung ein unerlässlicher Schritt, um die Planung der nächsten Transformationsschritte zu initiieren.

Zu Beginn steht eine Vision

Die Transformation beginnt in der Regel mit der Entwicklung einer Vision für ein möglichst effizientes daten- und technologiegetriebenes Unternehmen und stellt dabei die Kund:innen und Nutzer:innen in den Mittelpunkt seiner Aktivitäten. Der Weg zu dieser Vision kann durch die Einordnung des eigenen Unternehmens anhand eines Reifegradmodells für den Transformationsprozess zur Bestimmung der IST-Situation unterstützt werden. Die gewonnenen Erkenntnisse der IST-Situation liefern im Regelfall im Anschluss Impulse für die Aufstellungen von Handlungsempfehlungen, die Ausarbeitung eines Strategieansatzes oder für die Erstellung einer Roadmap, die ein Unternehmen oder einen Bereich durch die digitale Transformation leitet.

Eine Digitalstrategie und die dazugehörige Roadmap dienen dem Unternehmen als Kompass und verschaffen den Verantwortlichen Transparenz über die relevanten Geschäftsprozesse, die digitalisiert werden können und sollen. In der Regel erfolgt nach der Identifizierung des Optimierungspotenzials eine Anforderungserhebung für die Implementierung von neuen digitalen Lösungen. Von besonders hoher Bedeutung bei der Planung der zu implementierenden Lösung ist die Berücksichtigung der Auswirkungen auf die Unternehmensorganisation, insbesondere auf die Mitarbeiter:innen des betroffenen Bereichs. Aus diesem Grund ist eine frühzeitige und transparente Kommunikation der jeweiligen Digitalisierungsvorhaben unter Berücksichtigung von Change-Management-Prozessen von erfolgsabhängiger Bedeutung. Erfolgreich transformierte Unternehmen haben erkannt, dass der Transformationsprozess Schritt für Schritt begangen werden sollte. Dementsprechend ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Digital-Roadmap ein Schlüsselfaktor für den langfristigen Erfolg der Transformation.

Reifegradmodell schafft Transparenz

Das digitale Reifegradmodell von Grant Thornton beruht auf einem Modell des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Universität St. Gallen sowie den Ergebnissen des Digital Maturity & Transformation Reports (Vgl. Universität St. Gallen, Institut für Wirtschaftsinformatik 2016). Durch Anwendung des entwickelten Reifegradmodells erhalten das Management, die Fachbereiche (vor allem der kaufmännische Bereich) sowie die Mitarbeiter:innen des Unternehmens Transparenz zum Status Quo der eigenen digitalen Transformation. Neben dem eigenen Status Quo wird das Modell einen Abgleich mit der Benchmark ermöglichen. Es werden benötigte Fähigkeiten für den Transformationsprozess aufgezeigt sowie die Grundlage für die kontinuierliche Weiterentwicklung des gegenwärtigen Reifegrads geschaffen.

Im webbasierten Tool zur Reifegradbestimmung wird in neun Dimensionen der aktuelle Status aufgenommen, der im Nachgang in fünf Ausprägungen (Initiator bis vollständig transformiert) dargestellt wird. Die neun Dimensionen umfassen die Bereiche Organisation, Transformationsmanagement, Informationstechnologie, Kundenerlebnis, Zusammenarbeit, Produktinnovation, Strategie, Unternehmenskultur & Expertise sowie Prozessdigitalisierung.

Die Besonderheit des Tools ist die vollumfängliche Abbildung in der Microsoft 365-Landschaft. So lässt sich eine schnittstellenlose Bewertung und Auswertung für die Anwender realisieren und erfüllt zudem alle Voraussetzungen der Datenschutzkonformität und Compliance-Richtlinien.

Auf Basis dieser Ergebnisse werden Handlungsempfehlungen für die digitale Transformation bereitgestellt. Sollte sich beispielsweise in der Erhebung der IST-Situation herausstellen, dass in dem betrachteten Unternehmen viele manuelle Prozesse im kaufmännischen Bereich durchgeführt werden, ließe sich hier die Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) empfehlen. RPA ist eine Software, die menschliches Verhalten nachahmt, um Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Durch den Einsatz von RPA können im Einsatzgebiet zwischen 40-85% der Kosten gesenkt und eine wesentliche verkürzte Durchlaufzeit arbeitsintensiver Prozesse erzielt werden. Erfahrungsgemäß können 10% der Tätigkeiten einer Vollzeitarbeitskraft im kaufmännischen Bereich von einem RPA-Roboter übernommen werden, sodass sich die Implementierung einer solchen Lösung in kürzester Zeit rentieren sollte. Diese und weitere Handlungsempfehlungen werden gemeinsam in eine Digitalstrategie integriert, die mit der Unternehmensstrategie im Einklang steht.

Fazit

Abschließend bleibt festzuhalten, dass die aktuelle Standortbestimmung innerhalb der Transformation von elementarer Bedeutung für jedes Unternehmen ist.  Das vorgestellte Reifegradmodell stellt einen umfänglichen, repräsentativen sowie ressourcenschonenden Überblick über den gegenwärtigen Reifegrad dar und ermöglicht es, konkrete Handlungsmaßnahmen abzuleiten, um die digitale Transformation zum Erfolg werden zu lassen.