Homeoffice – welche Kosten sind abzugsfähig?

Seit Beginn der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen auf Arbeiten im Homeoffice umgestellt. Dies wirft aus steuerlicher Sicht einige Fragen auf.

Üblicherweise wird unter dem Begriff "Homeoffice" verstanden, dass die berufliche Tätigkeit physisch außerhalb des Betriebes in der Regel vom privaten Wohnsitz aus unter Einsatz von IT (z.B. Notebook, VPN) erbracht wird. Arbeiten im Homeoffice bedeutet also Nutzung des privaten Arbeitszimmers und privater Wirtschaftsgüter.

Wann ist ein Arbeitszimmer im Wohnungsverband steuerlich anerkannt?

Ein Arbeitszimmer im Wohnungsverband liegt vor, wenn kein getrennter Zugang von außen für diesen Raum besteht. Der Raum selbst muss getrennt begehbar sein und darf nicht ein Durchgangszimmer, ein durch Trennwände abgegrenzter Bereich eines Raumes oder ein sonst privat genutzter Raum (z.B. Gästezimmer) sein.

Aufwendungen oder Ausgaben iZm einem Arbeitszimmer im Wohnungsverband unterliegen zunächst grundsätzlich dem Abzugsverbot gem. § 20 Abs 1 Z 2 lit d EStG. Ausgenommen, das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit.

Im Zweifel wird auf das Überwiegen der Tätigkeit im Homeoffice bezogen auf die konkrete Einkunftsquelle abgestellt. Fraglich ist, inwiefern dabei der zeitlichen Komponente Bedeutung zukommt. Ist bei der Beurteilung der überwiegenden Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer auf das Veranlagungsjahr abzustellen oder ist ein kürzerer Betrachtungszeitraum zulässig, wie z.B. auf die Anordnung des Arbeitgebers aufgrund der Covid-19 Schutzmaßnahmen? Die Judikatur ist hier nicht eindeutig, wobei gute Gründe dafür sprechen, einzelfallabhängig bei einer Änderung der Arbeitsumstände eine voneinander abgegrenzte Beurteilung und damit eine Aliquotierung vorzunehmen.

Zusätzlich muss das Arbeitszimmer nach Art der Tätigkeit für diese unbedingt notwendig und entsprechend genutzt und eingerichtet sein (z.B. gelten Ordinationsräume, Filmstudios und Kanzleiräume von vorneherein als abzugsfähig). Die temporäre Nutzung des Wohnzimmertisches für Homeofficetätigkeiten führt jedenfalls nicht zur Qualifikation als Arbeitszimmer.

Als steuerlich abzugsfähige Aufwendungen für ein Arbeitszimmer kommen insbesondere folgende anteiligen Kosten in Betracht:

• Anteilige Mietaufwendungen bzw AfA von den Anschaffungs- und Herstellungskosten bei Eigenheimen/Eigentumswohnungen (Nutzungsdauer 67 Jahre; 1,5%)
• Anteilige Betriebskosten (Kanal- und Wassergebühren, Müllabfuhr, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Hausverwaltung, Strom- und Heizkosten, Haushaltversicherung)
• AfA für Einrichtungsgegenstände (Nutzungsdauer 10 Jahre)
• Finanzierungskosten

Nutzung von Wirtschaftsgütern im Homeoffice

Bei steuerlicher Anerkennung des Arbeitszimmers im Wohnungsverband gilt dies auch für typische Einrichtungsgegenstände wie Sessel, Schreibtisch, Regale, Vorhang oder Lampe. Sonst bleiben auch die beruflich genutzten Gegenstände steuerlich nicht abzugsfähig.
Davon zu unterscheiden sind die typischen Arbeitsmittel wie Computer, Computertisch, Kopierer, Drucker, Scanner, Bildschirm, Tastatur, Headset oder Handy. Diese sind aliquot steuerlich abzugsfähig, auch wenn sie sich im nicht abzugsfähigen Arbeitszimmer befinden. Die Verwaltungspraxis geht von einer 40%igen Privatnutzung eines stationären Computers im Haushalt aus. In Zeiten von Covid-19-Homeoffice wird eine niedrigere Privatnutzung angesetzt werden können.

Diese Kosten kommen in Betracht:

• Anschaffungskosten der typischen Arbeitsmittel entweder verteilt über die Nutzungsdauer (3-5 Jahre) oder bei Kosten unter € 800 im Jahr der Anschaffung als geringwertige Wirtschaftsgüter.
• Providergebühren, Leitungskosten, Internet und Telefongebühren aliquot der beruflichen Nutzung.

Sollte der Arbeitgeber Kostenersatz für die beruflich Nutzung von Handy, Grund- und Telefongebühren, Internetgebühren und Arbeitszimmer leisten, so ist dieser lohnsteuerpflichtig. Der Arbeitnehmer kann Ausgaben – sofern sie nach den dargestellten Grundsätzen steuerlich abzugsfähig sind - im Rahmen der Werbungskosten geltend machen.

Sie haben noch Fragen? Unsere Experten Julia Saric-Bischof und Christoph Schmidl unterstützen Sie gerne.

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