Der 10-Punkte-Maßnahmenkatalog für gutes Krisenmanagement

Die weltweite Corona-Gesundheitskrise hat uns schlagartig vor Augen geführt, dass unser bequemes Leben in der Informationsgesellschaft unerwartet unterbrochen werden kann. Für Organisationen jeder Größe bietet Grant Thornton Austria einen umfassenden und praxiserprobten Leitfaden für erfolgreiches Krisenmanagement und übernimmt Aufgaben wie die Überarbeitung der Notfallpläne sowie die laufende Überprüfung der gesetzten Maßnahmen und der Computersicherheit auch während dieser Krisenzeit.

Dr. Cornelius Granig, Leiter des Bereichs Krisenmanagement, Cyber Security und Compliance bei Grant Thornton Austria, war selbst im Vorstand einer Großbank für die Maßnahmen während der H1N1-Grippeepidemie in der Ukraine verantwortlich und hat dort vor zehn Jahren den Shutdown eines ganzen Landes miterlebt:

„In einer akuten Krisensituation müssen in kurzer Zeit professionelle Maßnahmen zur Eindämmung der Krise und zur Umsetzung der behördlichen Auflagen ergriffen werden. Wichtig ist die Einsetzung eines anerkannten Krisenmanagements, das schnell und überlegt handelt, und dabei laufend und transparent kommuniziert.“

Für die Mitarbeiter und das Management müssen Vertretungsregeln für den Fall von Erkrankungen gefunden werden und die maximalen Schutzvorkehrungen zur Anwendung kommen.

Neben der Verhinderung kritischer Engpässe bei der Energieversorgung, Lebensmitteln, Trinkwasser und Bargeld spielt das Funktionieren der IT-Systeme und der Schutz vor Cyberattacken eine vordringliche Rolle.

Seit Beginn der Corona-Krise haben Cyberkriminelle gefährliche Webseiten mit Schadsoftware ins Netz gestellt, bedrohliche E-Mails versandt, um Benutzerdaten auszuspähen, und verbreiten irreführende Fakenews.

Die Prävention und Eindämmung von Cyberangriffen und der Kampf gegen Desinformation ist eine Grundvoraussetzung dafür, erfolgreich durch diese schwierige Zeit zu kommen.

1. Zusammenstellung eines erfahrenen Krisenmanagement-Teams

Das Krisenmanagement-Team sollte eine klar kommunizierte Struktur haben, in die die Leitung des Unternehmens oder der Organisation eingebunden ist.

Der Leiter sollte ein anerkannter interner oder externer Krisenmanager sein, der festlegt, welche Personen für die Abarbeitung der krisenrelevanten Tätigkeiten (z. B. Verteilung von Schutzmasken) herangezogen werden.

2. Regelmäßige und disziplinierte Kommunikation

Die Krisenkommunikation sollte knapp, verständlich und jeden Tag zu fixen Zeitpunkten per E-Mail und wenn nötig auch telefonisch stattfinden.

Während der Krise sollte eine zentrale Kommunikationsstelle eingerichtet werden, die rund um die Uhr telefonisch und per E-Mail erreichbar ist.

3. Maximale Transparenz über die gesetzten Maßnahmen

Die Mitarbeiter und Kunden sollten zu jedem Zeitpunkt darüber informiert sein, finanziellen und personellen Anstrengungen zur Eindämmung der Krise unternommen werden.

4. Vertretungsregelungen für jeden Mitarbeiter

Da jeder Mitarbeiter krank werden kann, ist es notwendig, Vertretungen zu definieren, bei denen aber keine wechselseitigen Vertretungskreisläufe entstehen dürfen, falls die Personen physisch miteinander in Kontakt stehen (z: B. A vertritt B, B vertritt A).

Diese Regeln gelten auch für das Management des Unternehmens.

5. Beiziehung von Fachleuten

Für die Vorbereitung wichtiger Entscheidungen sollte das Unternehmen interne und externe Fachleute aus den jeweiligen Bereichen beiziehen (z. B. Mediziner, Cyber Security Spezialisten, Sicherheitsexperten) oder eine Zweitmeinung von diesen einholen.

6. Sicheres Teleworking - mit familiärer und nachbarschaftlicher Unterstützung für Notfälle

Mitarbeiter, deren Anwesenheit im Unternehmen nicht unbedingt erforderlich ist, sollten zu Hause arbeiten. Dabei sollte auch regelmäßig nachgefragt werden, wie es diesen Mitarbeitern geht bzw. ob sie erkrankt sind. 

Überdies ist es wesentlich, jedem im Homeoffice arbeitenden Kollegen nahezulegen, sich selbst auf eine mögliche Erkrankung vorzubereiten und die notwendige familiäre oder nachbarschaftliche Hilfe zu überdenken.

7. Laufendes Coaching des Krisenteams

Sowohl das Krisenmanagement-Team als auch die in der Krise zum Einsatz kommenden Hilfskräfte benötigen ein regelmäßiges Coaching durch nicht in das Krisenmanagement eingebundene interne oder externe Personen, um ihre mentale Fitness zu unterstützen.

Für im Homeoffice arbeitende Mitarbeiter sollten Manager und direkte Arbeitskollegen diese Aufgabe übernehmen.

8. Funktionierende IT-Systeme

Die Verfügbarkeit der IT-Systeme sollte regelmäßig überwacht und Backups der wichtigen Systeme sicher gelagert werden. Ein großes Augenmerk ist auf die Gesundheit des IT-Personals zu legen und auf Transportmöglichkeiten für Mitarbeiter, die vor Ort Tätigkeiten durchführen müssen.

9. Prävention und Kampf gegen Cyberangriffe

Für die Prävention von Cyberangriffen ist es notwendig, auf allen Geräten Schadsoftwarescanner zu installieren und die Server und der Firewalls des Unternehmens laufend zu überprüfen.

10. Verhinderung kritischer Engpässe (Lebensmittel, Bargeld, Medikamente, Energie)

Es ist wichtig, frühzeitig Maßnahmen gegen Engpässe und Verknappungen im Bereich von Lebensmitteln, Trinkwasser, Bargeld und Medikamenten zu überdenken, und auch Prozeduren vorzusehen, um im Falle von Stromausfällen übergangsweise arbeiten zu können.

Für Fragen steht Ihnen unser Experte Cornelius Granig gerne zur Verfügung.

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